Algemene vergaderingen organiseren voor verenigingen (vzw’s en ivzw’s)
Sinds 24 december 2020 voorziet de wet alternatieve oplossingen voor de fysieke algemene vergadering. Het gaat om de mogelijkheid om een schriftelijke algemene vergadering, alsook een digitale algemene vergadering te organiseren.
1. Schriftelijke algemene vergadering
De leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden nageleefd.
2. Digitale algemene vergadering
Het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel om deel te nemen aan de algemene vergadering is toegestaan, onder de volgende voorwaarden:
- De vereniging moet de identiteit en hoedanigheid van de leden kunnen controleren;
- De regels inzake de stemming en de meerderheid moeten worden nageleefd;
- Het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering veronderstelt dat de leden (rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken) aan de besprekingen kunnen deelnemen en hun stemrecht kunnen uitoefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken;
- De leden moeten kunnen deelnemen aan de beraadslagingen en vragen kunnen stellen, tenzij het bestuursorgaan in de oproeping tot de algemene vergadering motiveert waarom een dergelijk elektronisch communicatiemiddel niet beschikbaar is;
- De oproeping tot de algemene vergadering moet heldere en nauwkeurige procedures met betrekking tot de deelname op afstand bevatten;
- De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname hebben belet of verstoord;
- De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Dat betekent dat de leden van het bureau (met inachtneming van de veiligheidsregels) samen in hetzelfde lokaal aanwezig moeten zijn om correct hun functies te kunnen uitoefenen;
- Ieder lid kan langs elektronische weg op afstand stemmen vóór de algemene vergadering, indien de statuten dat toestaan. De vereniging moet de identiteit en hoedanigheid van de leden kunnen wel kunnen controleren via het gekozen elektronisch communicatiemiddel.