27/10/2020

De coronacrisis zorgt voor nieuwe werkomstandigheden, daarom investeert de FOD Justitie in veilig telewerk en dienstverlening op afstand. Dankzij nieuwe digitale communicatiemiddelen blijft de goede werking van onze FOD verzekerd. Dat bleek ook tijdens een werkbezoek van minister Van Quickenborne in het Antwerps gerechtsgebouw.

Voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg Bart Willocx informeerde de minister en Fabienne Bayard, voorzitster van het college van hoven en rechtbanken, van alle inspanningen die de rechtbank levert om de vlotte werking te verzekeren.

Sinds de uitbreiding van het aantal telewerkbare dagen op 13 maart 2020, investeerde de FOD Justitie in telewerk en een virtuele werkomgeving. Middelen zoals nieuwe laptops, de vergadertool Webex Meetings en digitale opleidingen, zorgen ervoor dat we veilig van thuis uit kunnen werken. En dat steeds met respect voor de coronaregels.

Telewerken dankzij extra laptops

Momenteel beschikt de FOD Justitie over bijna 11 200 laptops, en 23 000 medewerkers. Dit betekent dat ongeveer een op de twee van onze medewerkers vlot kan telewerken.

Sinds maart ontvingen de penitentiaire diensten en griffiers 480 extra laptops.

De FOD Justitie plant nog een extra uitrol van 1800 laptops. Deze worden de komende maanden verdeeld door de verschillende entiteiten. De informaticadienst verdeelde in september al 425 laptops.

Om de grote druk op het netwerk van de FOD Justitie te verlichten, heeft de informaticadienst de VPN-verbinding uitgebouwd en versterkt. Iedere medewerker krijgt dankzij deze VPN-verbinding eenvoudig toegang tot de server van de FOD, op een veilige manier.

Contact onderhouden via online vergaderen

Sinds 26 maart 2020 vergaderen onze medewerkers volop digitaal via de vergadertool ‘Webex Meetings’. Zo blijven de diensten van de FOD Justitie actief, en worden projecten vanop afstand verdergezet. Tussen 1 maart en 23 september 2020, organiseerden de 6458 geregistreerde gebruikers 106 208 interne en externe vergaderingen via Webex. Zo namen in totaal 234 252 deelnemers deel aan deze vergaderingen.

Daarnaast wordt Webex gebruikt in de 35 Belgische penitentiaire instellingen. Via Webex ontvangen gedetineerden digitaal bezoek van familie en vrienden. Een digitaal bezoek is gratis en duurt 20 minuten, en kan bovendien met nationale en internationale contacten gebeuren. Tussen maart en september 2020 zijn er al meer dan 55 000 digitale bezoeken doorgegaan in de 35 penitentiaire instellingen. Ook bij de hoven en rechtbanken maakte Webex meer mogelijk. Sinds 12 oktober zijn de mogelijkheden om virtueel samen te werken verder uitgebreid met de lancering van Webex Teams. Daarop kunnen we vlotter bestanden delen, in groep of individueel communiceren en een gezamenlijke werkruimte bouwen.

Digitale toegang tot dossiers

De coronacrisis bevestigde ook het belang van ConsultOnline: dat systeem zorgt ervoor dat advocaten, gedetineerden en burgers digitaal toegang kunnen krijgen tot een strafdossier. Dat maakt de werking van Justitie veiliger, vlotter en meer duurzaam. Alleen al op vlak van transportkosten wordt de besparing geraamd op 80 000 euro per maand.

Opleidingen vanop afstand                              

Door de coronacrisis zijn de opleidingen voor medewerkers aangepast, zodat ze veilig en digitaal gevolgd worden. Medewerkers volgen nu een opleiding in de vorm van een webinar, een online seminarie of een interactieve handleiding. Via een interactieve handleiding ontdekken ze de werking van een nieuwe online tool op hun eigen ritme.

Dankzij de virtuele opleidingen is een sterke daling in de deelnamecijfers voorkomen. Wanneer we het cijfermateriaal van de webinars voor de periode van 16 april 2020 tot en met 30 september 2020, vergelijken met dezelfde periode uit 2019, zien we de deelnamecijfers bij alle opleidingen stijgen met 25 % (stijging berekend op basis van het aantal deelnemers in een opleiding, vermenigvuldigd met het aantal opleidingsdagen per deelnemer). Deze stijging kunnen we echter nog niet veralgemenen voor het hele jaar 2020.

  • De participatiegraad (aantal lesdagen x aantal deelnemers) van de opleidingen rond sociaal-communicatieve competenties, kende een sterke stijging van 1434 tijdens de periode van 2019, naar 3865 tijdens de coronacrisis. In deze groep merken we ook een stijging in de participatiegraad van de virtuele taalopleidingen tijdens de coronacrisis.
  • De participatiegraad voor de juridische opleidingen bleef in beide periodes ongeveer gelijk: 4234 in de periode 16 april 2019 t.e.m. 30 september 2019, en 4445 voor dezelfde periode in 2020.

De digitalisering van justitie is voor mij een absoluut speerpunt. De coronacrisis bracht alle ambities op dat vlak in een stroomversnelling. Nu komt het erop aan om op dat élan verder te gaan en onze investeringen future-proof te maken. Verder inzetten op digitale zittingen maakt daar deel van uit. Zowel voor burgers, magistraten en alle partners in de vrije beroepen is een digitale justitie onontbeerlijk.

Minister van Justitie Vincent Van Quickenborne

Online vergaderen is een nieuwe manier van werken die mij zeer goed bevalt. Meetings nemen minder tijd in beslag want je hoeft je niet meer te verplaatsen. Dat maakt het makkelijker om aan meerdere vergaderingen per dag deel te nemen.

Viviane Cotteleer, consultant en voormalig griffier

Ik vind het een goede zaak dat Justitie opleidingen mogelijk maakt via Webex. Er blijft een maximale interactie tussen de deelnemers mogelijk, en ik heb de indruk dat de focus in een virtuele opleiding meer op de inhoud van de opleiding ligt. Want tijdens gewone opleidingen kan het gesprek sneller afwijken van het onderwerp.

Danny Mattheeuws, attaché dienst Kennis-, Proces- en Informatiemanagement, DG Wetgeving