In elk gerechtelijk arrondissement staat sinds 1 januari 2020 een ‘bureau gerechtskosten’ in voor de verwerking en betaling van de gerechtskosten.

Er is één bureau gerechtskosten per arrondissement. Het bureau gerechtskosten bestaat uit twee afdelingen:

  • een taxatiebureau dat de kostenstaten ontvangt en taxeert;
  • een vereffeningsbureau dat de getaxeerde kostenstaten betaalt.

Het bureau gerechtskosten controleert of:

  • de geleverde prestatie voortvloeit uit een vordering van een magistraat;
  • de magistraat zijn goedkeuring gaf aan de prestatie.

Het bureau gebruikt uniforme modellen voor:

  • de vordering van de rechtbank
  • de kostenstaat van de prestatieverlener

Taxatiebureau

Het taxatiebureau bestaat uit minstens 3 personen: 1 griffier en 2 tot 10 medewerkers. Luxemburg en Waals-Brabant hebben 2 medewerkers terwijl Brussel (FR) en Antwerpen er 9 hebben. Alle andere arrondissementen vallen tussen die 2 uitersten. Uitzondering is Eupen: daar is er slechts 1 medewerker.

De aanvragen worden bij voorkeur digitaal behandeld en de medewerkers van de taxatiebureaus krijgen begeleiding van het nieuw ‘centraal bureau gerechtskosten’ bij de FOD Justitie.

Het taxatiebureau hanteert het tariefboek dat is opgesteld in samenwerking met de beroepsverenigingen.

Het taxatiebureau gaat na of:

  • de kostenstaat volledig, leesbaar en juist is ingevuld;
  • het correcte tarief is toegepast;
  • de berekening van de vergoeding aan de hand van het tarief correct is.

Het vereffeningsbureau bestaat uit 1 medewerker per arrondissement. Na de gebruikelijke controles volgt een betaling binnen de 5 dagen.

Praktisch

Tolken

U bundelt uw kostenstaat per maand. U voegt daaraan de vorderingen toe waarop uw factuur gebaseerd is. U voegt de prestatie(s) en aanvaarding(en) toe.

U scant deze documenten en mailt ze naar het taxatiebureau van uw domicilie, ongeacht in welk rechtsgebied in België u de opdracht(en) in kwestie uitvoerde.

Hieronder vindt u de e-mailadressen van de verschillende taxatiebureaus:

Vertalers

U scant uw kostenstaat, vordering, prestatie en aanvaarding per opdracht. U mailt deze documenten naar het taxatiebureau in het rechtsgebied waar u gevorderd was voor de opdracht in kwestie.

Hieronder vindt u de e-mailadressen van de verschillende taxatiebureaus:

Overgangsmaatregelen tolken/vertalers

In het oud systeem van facturatie stuurde u schriftelijk uw kostenstaten naar de opdrachtgever (m.a.w. de vorderende magistraat). In de meeste gevallen was dit dus specifiek naar de parketdiensten. Daar volgde dan een taxatie. Als uw factuur werd aanvaard, kon de betaling volgen.

Dat oud systeem blijft gelden voor:

  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2019 en uw kostenstaat dateert van 2019;
  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2019, de prestatie uitvoerde in 2019 en uw kostenstaat dateert van 2020.

U gebruikt het nieuw systeem (per mail naar het taxatiebureau) voor:

  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2020 en uw kostenstaat dateert van 2020;
  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2019, de prestatie leverde in 2020 en uw kostenstaat dateert van 2020.

Gerechtsdeskundigen

U scant uw kostenstaat, vordering, prestatie en aanvaarding per opdracht. U mailt deze documenten naar het taxatiebureau in het rechtsgebied waar u gevorderd was voor de opdracht in kwestie.

Hieronder vindt u de e-mailadressen van de verschillende taxatiebureaus:

Overgangsmaatregelen gerechtsdeskundigen

In het oud systeem van facturatie stuurde u schriftelijk uw kostenstaten naar de opdrachtgever (m.a.w. de vorderende magistraat). In de meeste gevallen was dit dus specifiek naar de parketdiensten. Daar volgde dan een taxatie. Als uw factuur werd aanvaard, kon de betaling volgen.

Dat oud systeem blijft gelden voor:

  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2019 en uw kostenstaat dateert van 2019;
  • opdrachten waarbij u gevorderd was in 2019, de prestatie uitvoerde in 2019 en uw kostenstaat dateert van 2020.

U gebruikt het nieuw systeem (per mail naar het taxatiebureau) voor:

  • opdrachten waarbij u gevorderd bent in 2020 en uw kostenstaat dateert van 2020;
  • opdrachten waarbij u gevorderd bent in 2019, uw prestatie leverde in 2020 en uw kostenstaat dateert van 2020.

Voordelen

Oud systeem

  • Vrijwel alle stappen waren gecentraliseerd bij 1 instantie: vordering, ontvangst van kostenstaten, goedkeuring, taxatie en opdracht tot betaling.
  • Wettelijk gezien was dat systeem aan herziening toe. Boekhoudkundig is namelijk een splitsing van rollen vereist.

Nieuw systeem

  • Sinds januari 2020 gebruiken we een nieuw systeem waarbij de focus ligt op een volledig digitaal beheer.
  • Volgens de regels van good governance is er een strikte scheiding tussen medewerkers die de controles doen (taxatiebureau) en medewerkers die instaan voor de betaling (vereffeningsbureau).
  • Eerst wordt de vertaling doorgestuurd naar de magistraat en nadien volgt de goedkeuring van de vertaling.
  • Vervolgens wordt de kostenstaat opgestuurd naar het taxatiebureau en naar het vereffeningsbureau voor verdere verwerking.
  • De centralisering maakt een betere controle mogelijk.
  • Er is een uniforme interpretatie tussen de bureaus voor gerechtskosten.
  • De uniforme modellen zorgen voor een snellere verwerking van de kostenstaten.

Kwaliteitshandboek

Het  kwaliteitshandboek (PDF, 2.63 MB) geeft praktische toelichting bij de manier van werken van de nieuwe taxatiebureaus.

Meer info