Hieronder vindt u richtlijnen per scenario, wanneer u wordt ingeschakeld voor een officiële opdracht (een zogenaamde ‘vordering’) vanuit justitie of andere opdrachtgevers vanuit de overheid. Voor vertaalopdrachten kan het gaan om elke opdracht waarbij een beëdigde vertaling is vereist.
 

1. U hebt de nieuwe eed afgelegd en uw voorlopige inschrijving in het register is gevalideerd

  • Uw eedaflegging geldt voor alle opdrachten die u zijn toevertrouwd door een gerechtelijke of administratieve overheid of door een particulier vanaf 29/12/2019, of vanaf de datum van de nieuwe eedaflegging, indien u die eed na die datum aflegde.
  • U moet niet meer de eed afleggen voor elke tolkopdracht.
  • U dient uw vertaling af te sluiten met:
    • deze vermelding: “voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het … Gedaan te …, op …”;
    • gevolgd door uw identificatienummer (begint met VTI…);
    • gevolgd door uw handtekening en naam;
    • gevolgd door uw titel ('beëdigd vertaler' of 'beëdigd vertaler-tolk').
  • Wanneer de dienst Nationaal register van het hof van beroep het bewijs van uw eedaflegging en het afschrift van de neerlegging van uw handtekening en paraaf ontvangt, zal uw inschrijving geactiveerd worden. U zal een bewijs van eedaflegging en inschrijving ontvangen van de dienst Nationaal register, in afwachting van de aflevering van de legitimatiekaart en stempel (voor de vertalers en vertalers-tolken). 

2. Uw inschrijving in het nationaal register is geschorst omdat u de eed niet hebt afgelegd bij de eerste voorzitter van het hof van beroep van uw woonplaats

  • U legt uw eed zo snel mogelijk af in het hof van beroep van het rechtsgebied waarin uw woonplaats ligt. Opgelet, dat kan enkel op uitnodiging. U ontvangt de uitnodiging zo snel mogelijk. Er zijn minstens 4 gelegenheden per jaar.
  • Zolang u deze nieuwe eed niet hebt afgelegd, kan u de titel van beëdigd vertaler en/of tolk niet meer dragen.
  • U kan intussen nieuwe vorderingen aanvaarden onder voorwaarden, bijv. wanneer de opdracht spoedeisend is of wanneer er geen andere vertaler/tolk kon worden aangeduid. De precieze voorwaarden zijn wettelijk bepaald (GW, art. 555/15). Zo’n opdracht geldt als een 'vordering buiten het register'.
  • Wanneer u gevraagd wordt een opdracht uit te voeren 'buiten het register', moet u de mandaterende overheid inlichten over uw statuut. De opdrachtgever kunnen magistraten, politie, administratieve overheden maar ook particuliere klanten zijn.
    • Als u een mandaat kreeg van een gerechtelijke of administratieve overheid moeten de gerechtelijke autoriteiten hun beslissing motiveren op basis van artikel 555/15. Zo niet, neemt u het risico om niet betaald te worden.
      Om die lopende vorderingen vanuit de gerechtelijke overheden te factureren, moet de magistraat-opdrachtgever de vordering motiveren.
    • Als u optreedt op vraag van een particulier, zal u uw handtekening enkel kunnen laten legaliseren door de dienst Nationaal register (zie ‘Legalisatie’).
  • Als u lopende vorderingen heeft voor vertaal- of tolkopdrachten die u aanvaard hebt voor 29/12/2019, moet u alle vertaal- of tolkopdrachten uitgevoerd na 29/12/2019 of na de datum van uw nieuwe eedaflegging na 29/12/2020 beschouwen als tolkopdrachten 'buiten het register'.
  • Als u optreedt in opdrachten 'buiten het register' moet u de volgende regels respecteren:
    • Als u wordt ingeschakeld 'buiten het register' op vraag van een gerechtelijke of administratieve overheid om een beëdigde tolkopdracht uit te voeren, moet u volgende eed afleggen voor elke tolkbeurt: “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk zal vervullen.”
      U mag de titel van beëdigd tolk enkel gebruiken voor die specifieke opdracht die u is toevertrouwd.
    • Als u wordt ingeschakeld door een gerechtelijke of administratieve overheid of door een particulier voor een beëdigde vertaling, moet u, op straffe van nietigheid, uw vertaling afsluiten met deze vermelding:
      • de woorden “voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het … Gedaan te …, op …”;
      • gevolgd door de eedafleggingsformule “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk vervuld heb.”;
      • gevolgd door uw handtekening en naam.
    • U mag de titel van beëdigd vertaler / vertaler-tolk enkel gebruiken voor de specifieke opdracht die u is toevertrouwd.

3. U was beëdigd bij een rechtbank voor 29/12/2019 en u hebt nog geen inschrijvingsaanvraag gedaan bij het nationaal register

  • Als u in de toekomst actief wil blijven als beëdigd vertaler/tolk, moet u een aanvraag tot inschrijving in het register doen en de eed afleggen.
  • U kan geen opdrachten aanvaarden behalve wanneer de vraag gestoeld is op wettelijke bepaalde uitzonderingsgronden (GW, art. 555/15). Zo’n opdracht geldt als een 'vordering buiten het register'.
  • U moet de opdrachtgever verwittigen van uw status en de magistraat-opdrachtgever (of andere overheden die een beroep kunnen doen op uw diensten) moet de vordering motiveren.
  • Wanneer in deze omstandigheden een particulier u inschakelt voor een beëdigde vertaling welke moet gelegaliseerd worden, moet u zich richten tot de dienst Nationaal register.
  • U kan de legalisatie van uw documenten enkel bekomen onder deze voorwaarden: 
    • u vraagt een inschrijving in het nationaal register aan;
    • u toont aan dat u ooit een eed hebt afgelegd en actief was tot 29/12/2019;
    • u bent niet veroordeeld tot een correctionele of criminele straf conform artikel 555/8 Gerechtelijk Wetboek;
    • u respecteert de richtlijnen voor een opdracht tot beëdigde vertaling 'buiten het register', met name:
      • u sluit uw vertaalopdracht af met deze vermelding: “voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het … Gedaan te …, op …”;
      • gevolgd door de eedafleggingsformule “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk vervuld heb.”;
      • gevolgd door uw handtekening en naam;
    • u vraagt de legalisatie van uw vertaling aan bij de dienst Nationaal register.

4. U heeft nooit een eed afgelegd bij een rechtbank als beëdigd vertaler en/of tolk en u hebt een inschrijvingsaanvraag ingediend bij het nationaal register, maar uw inschrijving is nog niet gevalideerd

  • Als uw aanvraag tot inschrijving aanvaard is, zal u een uitnodiging ontvangen om de eed af te leggen.
  • U zal de eed afleggen en uw handtekening en paraaf neerleggen bij het hof van beroep in het rechtsgebied van uw woonplaats.
  • Zodra hij op de hoogte wordt gebracht van uw eedaflegging, zal de dienst Nationaal register uw inschrijving kunnen valideren en uw profiel zichtbaar maken in de databank.
  • Zolang dat niet is afgerond, mag u de titel van beëdigd vertaler en/of beëdigd tolk niet gebruiken.
  • U kan enkel optreden als beëdigd vertaler / tolk wanneer een gerechtelijke of administratieve overheid een beroep op u doet op basis van de wettelijk bepaalde uitzonderingsgronden (zie art. 555/15 GW). Het gaat dan om een vordering 'buiten het register'.
  • In dat geval moet de mandaterende overheid zijn beslissing motiveren op basis van artikel 555/15. Zo niet, neemt u het risico om niet betaald te worden en is de handeling die u heeft gesteld mogelijk nietig. Bijvoorbeeld in het geval van de regelgeving inzake rijbewijzen in Vlaanderen waarin staat dat de kandidaat zich mag laten bijstaan door een beëdigd vertaler-tolk. Als uw handeling nietig wordt, kan dat negatieve gevolgen voor uw klant veroorzaken.
  • Als u een vertaalaanvraag/tolkopdracht ontvangt van een particulier, moet u vooraf de toestemming van de dienst Nationaal register aanvragen om te kunnen optreden als beëdigd vertaler/beëdigd tolk. U moet ook uw handtekening laten valideren. De dienst Nationaal register zal nagaan of u effectief kan optreden op basis van het artikel 555/15 van het Gerechtelijke Wetboek. Indien u optreedt zonder toestemming, is de handeling die u heeft gesteld mogelijk nietig, wat voornamelijk gevolgen heeft voor uw klant.
  • Als u voldoet aan de voorwaarden om een opdracht 'buiten het register' uit te voeren, moet u deze regels respecteren:
    • U kan onder bepaalde voorwaarden toch vorderingen aanvaarden, bijv. wanneer de opdracht spoedeisend is of er geen andere vertaler/tolk kon worden aangeduid. De precieze voorwaarden zijn wettelijk bepaald (GW, art. 555/15). U moet de opdrachtgever verwittigen van uw status en de magistraat/opdrachtgever (ook bij andere overheden die een beroep kunnen doen op uw diensten) moet de vordering motiveren. Zo’n opdracht geldt als een 'vordering buiten het register'.
    • Als u wordt ingeschakeld 'buiten het register' op vraag van een gerechtelijke of administratieve overheid om een beëdigde tolkopdracht uit te voeren, moet u volgende eed afleggen voor elke tolkbeurt: “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk zal vervullen.”
    • U mag de titel van beëdigd tolk enkel gebruiken voor die specifieke opdracht die u is toevertrouwd.
    • Als u wordt ingeschakeld door een gerechtelijke of administratieve overheid of door een particulier voor een beëdigde vertaling, moet u, op straffe van nietigheid, uw vertaling afsluiten met deze vermelding:
      • de woorden “voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het … Gedaan te …, op …”;
      • gevolgd door de eedafleggingsformule “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk vervuld heb.”;
      • gevolgd door uw handtekening en naam.
    • U mag de titel van beëdigd vertaler / vertaler-tolk enkel gebruiken voor de specifieke opdracht die u is toevertrouwd.

5. U heeft nooit een eed afgelegd bij een rechtbank als beëdigd vertaler en/of tolk, uw inschrijving bij het nationaal register is niet opgestart en u ontvangt een opdracht voor vertaling of vertolking

  • U kan enkel optreden als beëdigd vertaler / tolk wanneer een gerechtelijke of administratieve overheid een beroep op u doet op basis van de wettelijk bepaalde uitzonderingsgronden (zie art. 555/15 GW). Het gaat dan om een vordering 'buiten het register'. In dat geval moet de mandaterende overheid zijn beslissing motiveren op basis van artikel 555/15. Zo niet, neemt u het risico om niet betaald te worden.
  • Als u een vertaalaanvraag/tolkopdracht ontvangt van een particulier, moet u vooraf de toestemming van de dienst Nationaal register aanvragen om te kunnen optreden als beëdigd vertaler. U moet ook uw handtekening laten valideren. De dienst Nationaal register zal nagaan of u effectief kan optreden op basis van het artikel 555/15 van het Gerechtelijke Wetboek. Indien u optreedt zonder toestemming, is de handeling die u heeft gesteld mogelijk nietig, wat voornamelijk gevolgen heeft voor de particulier.

6. U bent geschrapt of geschorst uit het voorlopig register om andere redenen dan dat u de eed nog niet aflegde, bijv. na een correctionele straf)

  • U mag niet meer optreden en geen opdrachten meer aanvaarden als beëdigd vertaler / vertaler-tolk in strafrechtelijke of burgerlijke zaken zolang de minister van justitie niet beslist heeft of men nog een beroep op u mag doen in die hoedanigheid.
  • Indien u meent dat uw veroordeling geen beletsel vormt voor uw inschrijving in het register, dient u hiertoe een gemotiveerde aanvraag in te dienen bij de minister van justitie.
  • Als u lopende vorderingen heeft, moet u onmiddellijk de opdrachtgever (zowel overheid als particulier) hiervan op de hoogte brengen.
    • Indien de opdrachtgever een gerechtelijke overheid is, zal deze nodige maatregelen te treffen.
    • Indien de opdrachtgever een particulier is, bent u aansprakelijk als u uw klant niet verwittigt.
    • U moet de overheden en uw klanten (particulieren) die u een opdracht hebben aangeboden of een nieuwe opdracht aanbieden op de hoogte brengen van uw status.
  • Vertalingen die u uitvoert op vraag van particuliere klanten zullen niet langer gelegaliseerd worden.

Te volgen regels bij opdrachten 'buiten het register'

  • Als men een beroep op u doet voor een opdracht 'buiten het register' moet u telkens de opdrachtgever in kwestie (de gerechtelijke of administratieve overheid of uw particuliere klant) op de hoogte brengen van uw status. 
  • Als u wordt ingeschakeld 'buiten het register' op vraag van een gerechtelijke of administratieve overheid om een beëdigde tolkopdracht uit te voeren, moet u volgende eed afleggen voor elke tolkbeurt: “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk zal vervullen.”
  • U mag de titel van beëdigd tolk enkel gebruiken voor die specifieke opdracht die u is toevertrouwd.
  • Als u wordt ingeschakeld door een gerechtelijke of administratieve overheid of door een particulier voor een beëdigde vertaling, moet u, op straffe van nietigheid, uw vertaling afsluiten met deze vermelding:
    • de woorden “voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het … Gedaan te …, op …”;
    • gevolgd door de eedafleggingsformule “Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwgezet en eerlijk vervuld heb.”;
    • gevolgd door uw handtekening en naam.
  • U mag de titel van beëdigd vertaler / vertaler-tolk enkel gebruiken voor de specifieke opdracht die u is toevertrouwd.