FAQ

Veelgestelde vragen over legalisatie

1. Waar bevindt zich de dienst Legalisatie van de FOD Justitie?
   

   Ons kantoor is gelegen aan de Waterloolaan 115 in 1000 Brussel (tussen het Louizaplein en de Hallepoort). U kunt ons bereiken met de metro (lijn 2 Delacroix-Simonis, halte Munthof) of met de trein (station Brussel-Zuid, kant Fonsnylaan).

2. Wat zijn de openingstijden van de dienst Legalisatie bij de FOD Justitie?
   

   Zonder afspraak op dinsdag en donderdag van 9u tot 12u  (tel. 02 542 65 32, e-mail legal@just.fgov.be).

3. Worden documenten onmiddellijk gelegaliseerd?
   

   U meldt zich aan bij het onthaal op de eerste verdieping. U neemt een volgnummer aan de dispenser en wacht uw beurt af.
   
   Tot 10 regelmatige documenten worden meteen na ontvangst behandeld.
   
   De gemiddelde wachttijd is 15 minuten.

4. Moet ik persoonlijk ter plaatse komen met de te legaliseren documenten?
   

   Neen. U kunt ook iemand machtigen om in uw plaats te komen. Of u kunt de documenten opsturen naar:

   FOD Justitie
   
   Dienst Legalisatie
   
   Waterloolaan 115
   
   1000 Brussel.

   U doet dit best aangetekend. De behandeling van schriftelijke aanvragen duurt ± twee tot vijf dagen.

5. Waarom moeten sommige documenten worden gelegaliseerd?
   

   Om te worden erkend door een andere overheid dan de overheid die de documenten uitreikte, of in een ander land, zodat ze daar geldig kunnen worden gebruikt (tenzij in verband met die documenten een vrijstelling of een verkorte procedure bestaat).

6. Wat houdt de legalisatie van een document in?
   

   De controle van de handtekening(en) op het document, van het zegel of de stempel, en van de bevoegdheid om te ondertekenen.

7. Welke documenten kan de FOD Justitie legaliseren?
   

   Originele documenten of eensluidende afschriften ervan (géén fotokopieën of scans), ondertekend door:

   • een Belgische magistraat;
   • een ambtenaar van de FOD Justitie (indien het model van handtekening niet werd neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken);
   • de directie van een penitentiaire inrichting.

8. Waarom worden geen andere documenten gelegaliseerd door de FOD Justitie?
   

   Omdat geen model van hun handtekening werd gedeponeerd in onze databank. Enkel door ons gekende handtekeningen kunnen worden nagezien en gewettigd.

9. In hoeveel exemplaren kan een document worden gelegaliseerd door de FOD Justitie?
   

   In zoveel originele exemplaren of eenvormig verklaarde afschriften als er worden voorgelegd. Van documenten afgegeven door een dienst van de FOD Justitie kan eventueel een kopie worden gewaarmerkt.

10. Kan een document dat door de FOD Justitie is gelegaliseerd zomaar worden gebruikt in het buitenland?
    

    Neen, dit document is niet onmiddellijk geldig. Het moet daarna nog door de FOD Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd of van een apostille voorzien.

11. Waar bevindt zich de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken?
    

    In de Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel, op wandelafstand van ons kantoor. U kan bij ons een plan met de wegbeschrijving krijgen.

12. Wat zijn de openingstijden van de dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken?
    

    Op werkdagen van 9u tot 12u.

13. Wat gebeurt er indien de documenten niet in orde of onvolledig blijken te zijn?
    

    U ontvangt een infoblad met daarop de te volgen stappen en nuttige adressen.

14. Moeten anderstalige te legaliseren documenten worden vertaald?
    

    Ja, zowel documenten opgesteld in een vreemde taal bestemd voor gebruik in België, als voor het buitenland bestemde documenten opgesteld in het Nederlands, het Frans of het Duits moeten normaal worden vertaald door een beëdigd vertaler, hetzij in België, hetzij in het buitenland.
    
    Beide, het brondocument en de vertaling, moeten dan worden gelegaliseerd.

15. Waar vind ik een in België erkend beëdigd vertaler?
    

    De griffie van elke rechtbank van eerste aanleg kan nagaan welke vertalers voor de gewenste talencombinatie zijn opgenomen in het Nationaal register voor beëdigd vertalers-tolken, dat wordt beheerd door de dienst NRBVT van de FOD Justitie (contact: NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be).

16. Hoe laat ik een beëdigde vertaling legaliseren?
    

    U controleert eerst of de vertaler zijn persoonlijke officiële stempel heeft geplaatst, die door de dienst Nationaal Register Beëdigde Vertalers wordt ter beschikking gesteld. Niet alle beëdigde vertalers beschikken reeds over deze stempel.
    
    Het model van de stempel werd vastgelegd per KB van 8 mei 2020. U kunt hier nagaan of de stempel op uw document overeenkomt met dit model, indien u wilt controleren of de officiële stempel werd geplaatst.

    De procedure is verschillend als deze stempel wél of niet geplaatst is op de vertaling.

    Verder is de procedure ook afhankelijk van de bestemming van de vertaling (gebruik binnen België, of in het buitenland).

    Afhankelijk hiervan moet u één van volgende vier procedures volgen:

    ► Gebruik binnen België en gebruik in landen met vrijstelling van legalisatie door de FOD Buitenlandse Zaken*
    

    ^{*of een document al dan niet vrijgesteld is van een legalisatie door de FOD Buitenlandse Zaken kunt u hier nagaan}

    • Procedure 1: Indien de officiële stempel wél werd geplaatst
      
      Uw document is klaar voor gebruik en moet verder niet worden gelegaliseerd.
    • Procedure 2: Indien de officiële stempel niet werd geplaatst
      
      Dien uw aanvraag in bij de dienst Nationaal Register:
      • Per post (bij voorkeur): verstuur de te legaliseren documenten samen met een voorgefrankeerde briefomslag met het juiste terugzendadres erop vermeld naar volgend adres: FOD Justitie, dienst Nationaal Register Beëdigde Vertalers en Tolken (legalisaties), Waterloolaan 80, 1000 Brussel
      • Meld u aan: stop de te legaliseren documenten en een voorgefrankeerde briefomslag met het juiste terugzendadres erop vermeld in een gesloten omslag en deponeer, tijdens de kantooruren op werkdagen, uw aanvraag in de doos aan het loket op volgend adres: Waterloolaan 80, 1000 Brussel.
        
        Zodra we uw dossier hebben behandeld, sturen we het terug met de voorgefrankeerde en ingevulde briefomslag die u ons bezorgde bij uw aanvraag. Dat gebeurt enkel per post, u kan uw behandelde aanvraag niet komen ophalen aan het loket.
        
        Omwille van het groot aantal te verwerken dossiers kunnen we geen specifieke behandelingstermijn verzekeren.
        
         

        Contact

        T 02 552 28 40
        
        NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be

    ► Gebruik in het buitenland (landen zonder vrijstelling van legalisatie door de FOD Buitenlandse Zaken)
    

    • Procedure 3: Indien de officiële stempel wél werd geplaatst
      
      Eerst laat u de vertaling legaliseren door de dienst Legalisaties van de FOD Justitie.
      
      U kunt de vertaling tijdens de openingsuren laten legaliseren aan het loket van onze dienst. 
      
       

      Adres en openingsuren

      FOD Justitie
      
      Dienst Legalisaties en Parlementaire vragen
      
      Waterloolaan 115 - 1000 Brussel
      
      Open op dinsdag en donderdag van 9u tot 12u (de dienst werkt niet per afspraak)
      
      T 02 542 65 32
      
      legal@just.fgov.be

      Vervolgens moet de vertaling worden gelegaliseerd of van een apostille voorzien door de FOD Buitenlandse Zaken.
      
       

    • Procedure 4: Indien de officiële stempel niet werd geplaatst
      
      Eerst laat u de vertaling legaliseren door de dienst Nationaal Register (zie hiervoor procedure 2).
      
      Vervolgens moet de vertaling worden gelegaliseerd of van een apostille voorzien door de FOD Buitenlandse Zaken.

17. Waar kan ik een document laten legaliseren dat werd ondertekend door: ► een Belgische burgemeester, schepen of ambtenaar van de burgerlijke stand ► een Belgische provinciegouverneur ► een buitenlandse consul of ambassadeur op post in België?
    

    Bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel.

18. Waar kan ik een document laten legaliseren dat werd ondertekend door een Belgische notaris?
    

    De notaris moet het document zelf online opladen naar de site van de FOD Buitenlandse Zaken om een legalisatie te bekomen. Voor meer info hierover verwijzen wij naar de website van de FOD Buitenlandse zaken http://diplomatie.belgium.be.

19. Waar kan ik een document laten legaliseren dat werd ondertekend door: ► een plaatselijke politiecommissaris ► een advocaat of de stafhouder van de balie
    

    Eerst bij het betrokken gemeentebestuur (burgemeester of schepen). Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel.

20. Waar kan ik een diploma laten legaliseren dat werd uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling?
    

    Eerst bij de betrokken Gemeenschap waarvan deze afhangt (Vlaamse Gemeenschap, Communauté française, Deutschsprachige Gemeinschaft). Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel.

21. Waar kan ik een medisch getuigschrift laten legaliseren dat werd ondertekend door een geneesheer?
    

    Eerst bij de FOD Volksgezondheid, Euro Station 02, Victor Hortaplein 40 in 1060 Brussel. Daarna bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel.

22. Waar kan ik een certificaat afgegeven door het RIZIV, de FOD Financiën of de kamer van koophandel laten legaliseren?
    

    Bij de FOD Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 27 in 1000 Brussel.

23. Wat is de kostprijs van een legalisatie?
    

    De legalisatie bij de rechtbank en bij de FOD Justitie is gratis. De FOD Buitenlandse Zaken rekent per te legaliseren document 20 euro aan.

24. Waar vind ik bijkomende informatie over de legalisatie van documenten bestemd voor gebruik in het buitenland of van bepaalde buitenlandse documenten bestemd voor gebruik in België?
    

    • Bij de FOD Buitenlandse Zaken:
      • per mail elegalisation@diplobel.fed.be
      • op de website www.diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten/
    • In onze brochure 'Legalisatie van documenten in België' (beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels en Duits)