Omzetting naar VZW of IVZW

De omzetting van een vennootschap naar een VZW of IVZW vereist een authentieke akte (artikel 14:35 van het Wetboek van Vennootschappen en verenigingen). Ingeval het gaat om een omzetting naar een IVZW heeft de authentieke akte bovendien pas uitwerking na diens goedkeuring via een koninklijk besluit.

Documenten die u daarvoor aan de FOD Justitie moet bezorgen:

1. een eensluidende uitgifte van de authentieke akte waarbij de vennootschap wordt omgevormd tot een VZW of IVZW met volgende bijlagen:
   • een toelichtend verslag over de omzetting, opgesteld door het bestuursorgaan;
   • een staat van de activa en passiva van de vennootschap, afgesloten maximaal drie maanden voor de algemene vergadering dat over het voorstel tot omzetting moet besluiten;
   • een controleverslag over die staat waarin in het bijzonder wordt vermeld of daarin een getrouw beeld wordt gegeven van de toestand van vereniging; dat controleverslag is opgesteld door de commissaris van de vereniging, of, als er geen commissaris is, een bedrijfsrevisor of externe accountant aangewezen door het bestuursorgaan;
2. een verzoekschrift waarin de goedkeuring van de omzetting wordt gevraagd, gericht aan de minister van Justitie, maar bijgevoegd aan de andere documenten;
3. de lijst van de leden in functie van het bestuursorgaan op datum van de ondertekening van de omvormingsakte: naam, voornaam, geboorteplaats en -datum en adres; voor de rechtspersonen: naam, rechtsvorm en adres van de zetel.
4. de statuten.

Wanneer het koninklijk besluit is genomen, stuurt de administratie vier afschriften van het besluit aan de notaris of aan de raadsman van de stichting. Eén van de vier afschriften gaat naar de griffie van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de vennootschap haar zetel heeft.

Documenten die u aan de griffie van de ondernemingsrechtbank moet bezorgen:

1. een afschrift van het koninklijk besluit dat de omzetting goedkeurt,
2. de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen,
3. de authentieke akte over de omzetting,
4. het formulier I met het oog op de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en eventueel het formulier II om de gegevens te wijzigen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO),
5. het betalingsbewijs van de kosten van bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

De vennootschap mag haar beslissing tot omzetting in een VZW of IVZW dus niet publiceren in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad vooraleer ze het koninklijk goedkeuringsbesluit heeft verkregen. Doet ze dat toch, dan moet er na het verkrijgen van het koninklijk besluit een nieuwe publicatie verschijnen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad om zo de eerste publicatie recht te zetten.