Legalisatie

De legalisatie is de procedure waarbij een ambtenaar de echtheid van een handtekening op een document bevestigt. Als het om een openbare akte gaat, worden ook de hoedanigheid van de ondertekenaar en de identiteit van het officieel zegel of de stempel op het document bevestigd.

De legalisatie is een louter administratieve formaliteit die geen enkele authenticiteit aan de inhoud van een document verleent. Door deze dienst wordt aan Belgische of vreemde documenten wel de nodige bewijskracht verleend voor gebruik ervan in het buitenland of in België.

Naargelang het land van herkomst of bestemming moeten documenten al dan niet worden gelegaliseerd. Voor sommige landen volstaat een apostille. U kunt nagaan welke regeling in uw geval van toepassing is bij de bevoegde dienst C3.5 van de FOD Buitenlandse Zaken (zie nuttige adressen en links).

Opgelet

• Enkel originele documenten of eensluidend verklaarde afschriften daarvan, afgeleverd door dezelfde overheid, kunnen worden gelegaliseerd.
• De geldigheidsduur van sommige openbare akten is beperkt (bv. 3 of 6 maanden, 1 jaar of langer na de afgifte).
• Valse, vervalste of gescande documenten, waarvan de legalisatie wordt geweigerd, kunnen in beslag worden genomen. In geval van gegronde twijfel over de echtheid wordt een onderzoek ingesteld.

In België zijn verschillende instanties op lokaal, regionaal of federaal niveau bevoegd om handtekeningen te wettigen, voor zover daarvan een specimen (model) werd gedeponeerd. Elke instantie is slechts ten dele bevoegd, namelijk voor controle van de gekende handtekeningen. 

Dat verklaart waarom vaak meerdere aanvragen en/of verplaatsingen nodig zijn, soms in een welbepaalde volgorde (de zogenaamde legalisatieketen). Het kan enige tijd in beslag nemen om alle benodigde documenten te verzamelen en te laten legaliseren. U houdt daar best rekening mee.

Naargelang de oorsprong van het document waarop de te wettigen handtekening vermeld staat, moet u zich tot één of meer de instanties wenden.

Hierna volgen enkele nuttige aanwijzingen.

1. Wilt u een Belgisch document in België gebruiken?

• Documenten opgesteld door de ambtenaar van de burgerlijke stand (bijvoorbeeld: geboorteakte, huwelijksakte, echtscheidingsakte, uittreksel strafregister) of de plaatselijke politiecommissaris kunnen zonder verdere legalisatie in België worden gebruikt.
• Onderhandse akten (die werden opgemaakt door de partijen zelf, zonder tussenkomst van derden) moeten meestal niet worden gelegaliseerd.
• De handtekening van een privépersoon kan worden gewettigd door het gemeentebestuur van zijn verblijfplaats.
• Vertalingen opgemaakt door een beëdigd vertaler in België moeten niet verder worden gelegaliseerd, indien de vertaling voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening van de vertaler (zie Vertalingen legaliseren).

2. Wilt u een Belgisch document in het buitenland gebruiken? 

• Documenten ondertekend door een privépersoon moeten worden eensluidend verklaard door het gemeentebestuur of een notaris, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Documenten ondertekend door een advocaat of de Stafhouder van de Balie worden gelegaliseerd door de burgemeester of een notaris, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Documenten ondertekend door de plaatselijke politiecommissaris (bijv. proces-verbaal) moeten steeds door de burgemeester of, bij diens afwezigheid, door een lid van het schepencollege worden gelegaliseerd, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Documenten opgesteld door een ambtenaar van de burgerlijke stand (bijv. geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte, uittreksel uit strafregister) of door een gouverneur moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Bepaalde documenten afkomstig van het RIZIV, de FOD Financiën of de Kamer van Koophandel (bijv. certificaten voor productregistratie, huurcontracten) worden rechtstreeks gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Aanvragen voor de legalisatie van documenten opgesteld door Belgische notarissen (bijv. testament, verkoop, oprichting vennootschap), worden rechtstreeks door hen naar de site van de FOD Buitenlandse Zaken opgeladen.
• Voor de legalisatie van diploma’s uitgereikt door een onderwijsinstelling, van basis- tot universitair onderwijs, moet u zich in principe wenden tot de Gemeenschap waarvan deze afhangt; de gemeente legaliseert echter schoolrapporten en -attesten betreffende het gemeentelijk onderwijs. Nadien moeten ze nog worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Voor de legalisatie van documenten ondertekend door een geneesheer (bijv. medisch getuigschrift) moet u zich wenden tot de FOD Volksgezondheid, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Vertalingen opgemaakt door een beëdigd vertaler in België kunnen door de vertaler worden opgeladen naar het online platform van de FOD Buitenlandse Zaken om een legalisatie te bekomen (zie Vertalingen legaliseren).
• Documenten met daarop de handtekening van Belgische magistraten (bijv. vonnis, akte van bekendheid, attest van niet-beroep, faillissement) moeten worden gelegaliseerd door de legalisatiedienst van de FOD Justitie, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Documenten afgegeven door het Belgisch Staatsblad (bijv. uittreksels van statuten) worden rechtstreeks gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Documenten afgegeven door een dienst van de FOD Justitie, zoals attesten van hechtenis (directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen, directie Detentiebeheer) worden gelegaliseerd door de legalisatiedienst van de FOD Justitie, waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• Andere documenten afgegeven door de FOD Justitie, zoals wetscertificaten en uittreksels uit het strafregister, worden rechtstreeks gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.
• De exploten die de gerechtsdeurwaarder-titularis of plaatsvervangende kandidaat-gerechtsdeurwaarder ondertekent, worden gelegaliseerd door de juridische dienst van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders (NKGB), waarna ze moeten worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken.

Opgelet

In sommige gevallen moet het voor het buitenland bestemde document daarna nog worden voorgelegd aan de diplomatieke vertegenwoordiging (ambassade of consulaat) van het betrokken land in België.

Indien u verder vragen heeft omtrent de geldende procedure voor een bepaald type document of land van bestemming kunt u contact opnemen met de bevoegde dienst C3.5 van de FOD Buitenlandse Zaken (zie Nuttige adressen en links).

3. Wilt u een buitenlands document in België gebruiken?

De wijze van legalisatie van in het buitenland opgestelde documenten is afhankelijk van het land van herkomst van het document. Indien u vragen heeft kunt u contact opnemen met de bevoegde dienst C3.5 van de FOD Buitenlandse Zaken (zie Nuttige adressen en links).

Back to top

Documenten met de hand ondertekend

Een papieren document moet nog altijd op papier gelegaliseerd worden.
Volg onderstaande stappen in de juiste volgorde.

1. Rechtbank

Eenvoudige kopieën of scans kan u niet laten legaliseren.
Contacteer eerst de rechtbank die het document heeft uitgegeven en vraag naar een ‘eensluidend verklaard afschrift’ van de gerechtelijke beslissing (vonnis, beschikking, …).
Als u ook een ‘attest van niet-verhaal’ wil laten legaliseren, laat u dit ondertekenen door een magistraat van de rechtbank (doorgaans de voorzitter, ondervoorzitter of een zetelend rechter binnen deze rechtbank).

2. FOD Justitie

Laat de documenten legaliseren aan het loket van de legalisatiedienst van de FOD Justitie. U mag hiervoor ook iemand aanstellen (zonder volmacht).
Als de documenten in regel zijn, voert de dienst onmiddellijk de legalisatie op papier uit.

FOD Justitie 
Dienst Legalization and Parliament
Waterloolaan 115, 1000 Brussel
legal@just.fgov.be
02 682 00 34
Openingsuren: maandag, dinsdag en donderdag van 9u t.e.m. 12u (zonder afspraak)

3. FOD Buitenlandse Zaken

Belgische documenten voor gebruik in het buitenland moet u laten legaliseren door de legalisatiedienst van de FOD Buitenlandse Zaken. Dat gebeurt aan het loket in Brussel. Maak hiervoor een afspraak.
Als de documenten in regel zijn, voert de dienst onmiddellijk de legalisatie op papier uit.
De kostprijs is 20€ per legalisatie en betalen kan met uw bankkaart.

FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
Dienst Legalisatie – C3.5 
Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel 
elegalisation@diplobel.fed.be
Openingsuren: na afspraak via het formulier op de website 

4. Diplomatieke post

• Als de FOD Buitenlandse Zaken een apostille plaatste, is de procedure beëindigd. Er zijn geen verdere stappen nodig. Vind hier de landen waarvoor een apostille wordt geplaatst.
• Als de FOD Buitenlandse Zaken een legalisatie plaatste, moet de diplomatieke post van het land van bestemming (ambassade of consulaat) het document ook nog legaliseren. 

Documenten met een gekwalificeerde elektronische handtekening 

Een elektronisch ondertekend document kan digitaal gelegaliseerd worden.
Volg onderstaande stappen in de juiste volgorde.

Artikel 782 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt dat vonnissen in principe in gedematerialiseerde (=digitale) vorm worden aangemaakt. 
Voorlopig geldt deze verplichting nog niet voor de rechtbanken. Daardoor bestaan momenteel digitale en papieren vonnissen naast elkaar.

1. Rechtbank

• Voor een digitale behandeling: bezorg ons een pdf met de gekwalificeerde elektronische handtekening van een bevoegd persoon van de rechtbank (doorgaans een griffier, een rechter, de ondervoorzitter of de voorzitter binnen deze rechtbank). 
  Een digitale legalisatie is dus niet mogelijk op basis van een print van het document, ook niet als u het opnieuw heeft ingescand.
• Als de rechtbank de gerechtelijke beslissing digitaal heeft opgemaakt en ondertekend, contacteert u deze rechtbank en vraagt u hen de originele pdf van de beslissing. De griffie van de rechtbank haalt die op uit de applicatie JustJudgment.
• Als de gerechtelijke beslissing op papier werd opgemaakt en ondertekend, kunt u sommige rechtbanken bereid vinden om een versie aan te bieden met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
  De rechtbanken zijn hiertoe echter niet verplicht.  

2. FOD Justitie + FOD Buitenlandse Zaken

Mail de digitaal ondertekende documenten naar de legalisatiedienst van de FOD Justitie. De dienst zal het dossier dan verder behandelen en opladen naar het online platform van de legalisatiedienst van de FOD Buitenlandse Zaken.

Procedure:

• Stuur een mail met de pdf in bijlage naar legal@just.fgov.be;
• Vermeld als onderwerp: ‘Aanvraag legalisatie gerechtelijk document - naam aanvrager’;
• Vermeld het land van bestemming;
• Vermeld de voornaam, naam en het e-mailadres van de persoon die voor de legalisatie zal betalen aan de FOD Buitenlandse Zaken.

Hierna ontvangt u per e-mail een uitnodiging om de legalisatiekost te betalen. Die bedraagt 20€ per legalisatie. Betalen kan via bancontact. Na de betaling ontvangt u per e-mail de legalisatie. Voor deze procedure hoeft u zich dus niet naar Brussel te verplaatsen.

3. Diplomatieke post

• Als de FOD Buitenlandse Zaken een apostille plaatste, is de procedure beëindigd. Er zijn geen verdere stappen nodig. Vind hier de landen waarvoor een apostille wordt geplaatst.
• Als de FOD Buitenlandse Zaken een legalisatie plaatste, moet de diplomatieke post van het land van bestemming (ambassade of consulaat) het document ook nog legaliseren. 

De beëdigd vertaler beëindigt zijn vertaling altijd met deze gegevens:

1. “Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op ……”; 
2. Identificatienummer (nummer beginnend met VTI ......);
3. Handgeschreven handtekening of de afbeelding ervan; 
4. Voornaam en naam; 
5. Titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk; 
6. Gekwalificeerde elektronische handtekening.

Vertaling bestemd voor België, of voor gebruik in een ander land waarvoor vrijstelling van legalisatie geldt*

De beëdigd vertalers of vertalers-tolken legaliseren hun beëdigde vertalingen die bestemd zijn voor gebruik in België met hun elektronische handtekening. Er is verder geen legalisatie noodzakelijk.

^{*Of een document al dan niet vrijgesteld is van een legalisatie door de FOD Buitenlandse Zaken kunt u hier nagaan.}

Vertaling bestemd voor gebruik in buitenland

De beëdigde vertalingen die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland moeten nog, tenzij er andere bepalingen zijn, gelegaliseerd worden door de FOD Buitenlandse Zaken. Elke beëdigd vertaler of vertaler-tolk die een elektronische handtekening heeft, moet zijn beëdigde vertalingen voortaan rechtstreeks digitaal ter legalisatie opladen naar de website van de FOD Buitenlandse Zaken.  

Uitzonderingen

Niet alle beëdigd vertalers en vertalers-tolken hebben een elektronische handtekening. Daarom is er een specifieke procedure voorzien voor zij die hun beëdigde vertalingen niet elektronisch kunnen ondertekenen. 
Ook als de bestemmeling expliciet weigert om een digitaal document te aanvaarden, en een papieren document eist, gelden specifieke procedures.

Klik hier voor meer toelichtingen bij deze en andere uitzonderingsprocedures.

1. Waar bevindt zich de dienst Legalisatie van de FOD Justitie?

Ons kantoor is gelegen aan de Waterloolaan 115 in 1000 Brussel (tussen het Louizaplein en de Hallepoort). U kunt ons bereiken met de metro (lijn 2 Delacroix-Simonis, halte Munthof) of met de trein (station Brussel-Zuid, kant Fonsnylaan).

2. Worden documenten onmiddellijk gelegaliseerd?

JA.
U neemt een volgnummer aan de dispenser en wacht uw beurt af. De gemiddelde wachttijd is 15 minuten. Tot 10 regelmatige documenten worden meteen na ontvangst behandeld.

3. Moet ik persoonlijk ter plaatse komen met de te legaliseren documenten?

Neen. U kunt ook iemand anders in uw plaats laten komen. De identiteit van de persoon die het document aanbiedt wordt niet geverifieerd.

4. Welke documenten kan de dienst legalisaties van de FOD Justitie legaliseren?

• Originele documenten of eensluidende afschriften ervan (géén fotokopieën of scans), ondertekend door:
  • een Belgische magistraat;
  • een ambtenaar van de FOD Justitie (indien het model van handtekening niet werd neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken (zie Wilt u een Belgisch document in het buitenland gebruiken?);
  • de directie van een penitentiaire inrichting.

5. Waarom worden geen andere documenten gelegaliseerd door de FOD Justitie?

Omdat geen model van hun handtekening werd gedeponeerd in onze databank. Enkel door ons gekende handtekeningen kunnen worden nagezien en gewettigd.

6. In hoeveel exemplaren kan een document worden gelegaliseerd door de FOD Justitie?

In zoveel originele exemplaren of eenvormig verklaarde afschriften als er worden voorgelegd. Van documenten afgegeven door een dienst van de FOD Justitie kan eventueel een kopie worden gewaarmerkt.

7. Kan een document dat door de FOD Justitie is gelegaliseerd zomaar worden gebruikt in het buitenland?

Neen, dit document is niet onmiddellijk geldig. Het moet daarna nog door de FOD Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd of van een apostille voorzien.

8. Wat gebeurt er indien de documenten niet in orde of onvolledig blijken te zijn?

U ontvangt een infoblad met daarop de te volgen stappen en nuttige adressen.

9. Waar vind ik een in België erkend beëdigd vertaler?

Binnen de FOD Justitie werd het Nationaal register voor beëdigd vertalers-tolken opgericht waar alle beëdigde vertalers en tolken zich verplicht in moeten laten opnemen om hun titel nog te kunnen voeren. U kunt dit register raadplegen via Just-on-web.

10. Wat is de kostprijs van een legalisatie?

De legalisatie bij de rechtbank en bij de FOD Justitie is gratis. De FOD Buitenlandse Zaken rekent per te legaliseren document 20 euro aan.

Voor de legalisatie van documenten bestemd voor gebruik in het buitenland of van bepaalde buitenlandse documenten bestemd voor gebruik in België

Voor de legalisatie van beëdigde vertalingen en documenten uitgereikt door hoven en rechtbanken of de administratie van de FOD Justitie

Voor inlichtingen in verband met het Centraal Strafregister

Voor inlichtingen in verband met het Belgisch Staatsblad

Voor inlichtingen over beëdigde vertalers

Voor de legalisatie van documenten opgemaakt door een geneesheer

Voor de legalisatie van documenten uitgereikt door onderwijsinstellingen 

Voor de legalisatie van handtekeningen van gerechtsdeurwaarders en kandidaat-gerechtsdeurwaarders

Back to top