Een onderneming oprichten en beheren in enkele kliks met JustAct op Just-on-web

Voortaan kan men terecht op Just-on-web om een vennootschap of een vzw op te richten. De toepassing JustAct op Just-on-web, het digitale portaal van de FOD Justitie, vervangt zo het intussen verouderde eGriffie. Het bespaart ondernemers veel administratieve rompslomp die komt kijken bij het oprichten en beheren van een onderneming. In een volgende fase zullen ook wijzigingsakten digitaal worden neergelegd. De doelstelling is veel meer digitale oprichtingen te hebben en de papieren dossiers bij de ondernemingsrechtbanken sterk te verminderen. De ondernemer zal op één platform al zijn juridische akten kunnen beheren en buitenlandse ondernemingen zullen via het platform zelfs bijkantoren kunnen oprichten. Op die manier wordt Justitie toegankelijker voor ondernemers en verliezen ze minder tijd met administratie.

Een vennootschap onder firma (VOF), een commanditaire vennootschap (CommV), een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) en enkele andere Europese rechtsvormen worden opgericht via een onderhandse akte. Jaarlijks gaat het om gemiddeld 8000 vennootschappen en 4000 vzw’s. Het administratief proces en verschillende handelingen zoals het oprichten van bijkantoren en het zelf opstellen van statuten gebeurt vandaag in veel gevallen bovendien nog op papier en neemt heel wat tijd in beslag. Voor het invullen van een oprichtingsdossier en het neerleggen van de statuten en akten moet de ondernemer zich hiervoor verplaatsen naar de ondernemingsrechtbank. Het modelformulier voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad bevatte heel wat formaliteiten. Bij de kleinste fout bij het invullen van het formulier, zoals een handtekening op de verkeerde plaats, moest de ondernemer een volledig nieuw formulier indienen.

De voorgenoemde rechtsvormen kon men tot op heden wel registreren en indienen via de eGriffie- toepassing. De publicatie van de akten in het Belgisch Staatsblad gebeurt na overhandiging van het betalingsbewijs van de publicatiekosten.

Digitaal een onderneming oprichten

Deze manier van werken zorgt voor heel wat frustratie bij ondernemers. Hier komt nu verandering in dankzij Just-on-web, de online toegangspoort tot de onlinediensten van Justitie. Ondernemingen hebben nu de mogelijkheid om:

• digitaal een onderhandse oprichtingsakte in te dienen en zo een onderneming op te richten;
• zelf onderhandse akten en statuten aan te maken voor vzw’s op basis van voorgestelde templates;
• zen bijkantoor op te richten in België voor een Europese onderneming.

De toepassing eGriffie wordt immers vervangen door een nieuwe digitale tool, JustAct, die bovendien veel meer bijkomende functionaliteiten heeft en toegankelijk is via het luik 'Ondernemingen' op Just-on-web. Het neerleggen van akten via Just-on-web verloopt aan de hand van een intuïtief stappenplan. De oprichting is eenvoudig en volledig digitaal.

Voor de oprichting van de andere rechtspersonen waarbij een notariële akte vereist is – zoals de Besloten Vennootschap (BV) en de Naamloze Vennootschap (NV) – kan Just-on-web niet gebruikt worden omdat men hiervoor beroep dient te doen op een notaris.

Geen juridische kennis nodig en een betere controle

Een burger kan ook zelf een onderhandse oprichtingsakte en statuten voor vzw’s opstellen via Just-on- web. De intelligente formulieren gaan zelf een voorstel doen van een oprichtingsakte en de statuten. Dit levert niet alleen tijdswinst op voor de bestuurder, maar garandeert ook dat beide documenten consistent zijn. Deze functionaliteit is vooral belangrijk bij de oprichting van kleine vzw’s waarbij de burger zonder veel juridische kennis – aan de hand van een intuïtief stappenplan en praktijkvoorbeelden zijn vzw kan oprichten.

De nieuwe toepassing moet in de toekomst ook helpen om betere identiteitscontroles uit te voeren zodat burgers en ondernemingen beter worden beschermd en malafide ondernemers minder de kans krijgen om toe te slaan.

Digitaal platform voor ondernemingen

In een volgende fase worden nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de onlinedienst voor ondernemingen op Just-on-web. De ondernemer zal dan digitaal wijzigingen kunnen aanbrengen aan de statuten van de onderneming zoals het ontslaan en benoemen van mandatarissen, het wijzigen van de zetel van de onderneming en het aanpassen van de contactgegevens.

Deze functionaliteiten zijn een belangrijk instrument die zowel door professionele gebruikers als door burgers kunnen gebruikt worden. Het zal hen toelaten om wijzigingen op een snellere en meer efficiënte wijze door te voeren. In 2024 zal het ook mogelijk worden om andere aanpassingen (kapitaal, doel, activiteiten, statuten, ...) en meer complexe wijzigingen door te voeren. 

De doelstelling is om alle handelingen m.b.t. het oprichten en wijzigen van ondernemingen volledig elektronisch op elk moment van de dag te kunnen uitvoeren. Het zal dan niet langer noodzakelijk zijn om zich fysiek te verplaatsen naar de ondernemingsrechtbank om het dossier op papier neer te leggen. De ondernemer zal op één platform al zijn juridische akten kunnen beheren. Het zal ook mogelijk worden om andere aanpassingen en wijzigingen door te voeren, onder andere inzake kapitaal, statuten, de activiteiten en het doel van de onderneming of vzw. 

Vincent Van Quickenborne, minister van Justitie

We organiseren haast heel ons leven op een digitale manier en hoeven ons voor heel wat zaken al lang niet meer fysiek te verplaatsen om die in orde te brengen. Justitie hinkte echter hopeloos achterop en was een van de slechtste leerlingen van de klas op vlak van digitalisering. Zo valt het anno 2023 amper uit te leggen dat men zich nog naar de ondernemingsrechtbank moet begeven om een vennootschap op te richten via een onderhandse akte. Die digitale achterstand wordt nu in sneltempo weggewerkt. Voor heel wat zaken zoals de raadpleging van een dossier kan je nu al terecht op Just-on-web, de digitale toegangspoort van Justitie. Via deze JustAct, een van de 26 applicaties die we deze legislatuur ontwikkelen, kan je op Just-on-Web nu ook ondernemingen en vzw’s oprichten via onderhandse akte. Dat is niet enkel een goede zaak voor burgers, ondernemers en Justitie, maar ook voor onze economie.

Mathieu Michel, Staatssecretaris voor Digitalisering

Dankzij de digitalisering van overheidsdiensten blijft de administratieve vereenvoudiging binnen onze administraties toenemen. Het JustAct-project is daar weer een voorbeeld van. Hierdoor zijn we een stap dichter bij de doelstelling die de regering zich heeft vooropgesteld om de administratieve lasten met 30% te verminderen. Dit project is efficiënter, eenvoudiger, sneller, zuiniger en veel milieuvriendelijker en werd ontwikkeld in nauwe samenwerking met de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging binnen de FOD BOSA en met de FOD Justitie. Hetgeen bewijst dat samenwerking de beste manier is om het leven van mensen te vereenvoudigen.

Paul Dhaeyer, Voorzitter Franstalige ondernemingsrechtbank Brussel

De ondernemingsrechtbank zet zich al jaren in om ervoor te zorgen dat ondernemers hun akten snel en veilig kunnen registreren. De nieuwe toepassing op Just-on-web is de langverwachte tool om dit doel te bereiken: het zal niet langer nodig zijn om te wachten op de manuele verwerking van post, maar de ondernemer zal dit zelf vanuit zijn bedrijf kunnen doen. De digitalisering van neerleggingen zorgt bovendien voor meer veiligheid waardoor identiteitsdiefstal wordt voorkomen, iets waarvan bedrijven maar al te vaak het slachtoffer zijn.

Anouk Devenyns, Voorzitter Nederlandstalige ondernemingsrechtbank Brussel

Het is een veel voorkomend fenomeen dat ondernemingen zich vestigen op het adres van nietsvermoedende burgers. Dankzij de nieuwe toepassing op Just-on-web gebeurt er een onmiddellijke controle waardoor malafide ondernemers ontmoedigd worden om misbruik te maken van het systeem.