Vereniging van mede-eigenaars

Elke vereniging van mede-eigenaars is vanaf 1 april 2017 verplicht de gegevens van haar syndicus in te laten schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Het gaat om een inschrijving van zijn functie als syndicus. Deze inschrijving staat los van de verplichting van de syndicus tot inschrijving van zijn onderneming in de KBO.

1. Wie moet zich inschrijven?

Elke syndicus, professioneel of niet-professioneel, fysiek persoon of rechtspersoon moet zich inschrijven. Ook de voorlopige syndicus die aangesteld werd hetzij door de algemene vergadering, hetzij door de rechter moet ingeschreven zijn.

2. Waar en wanneer kunt u zich inschrijven?

• De Vereniging van mede-eigenaars, de syndicus of de gemandateerden moeten de inschrijving vragen bij het ondernemingsloket van hun keuze.
• U moet de aanvraag indienen bij het ondernemingsloket ten laatste op de werkdag voor de dag waarop de opdracht van de syndicus start.  Als er beslist wordt om een syndicus aan te stellen minder dan 8 dagen voor de syndicus van start gaat, dan moet het ondernemingsloket daarvan op de hoogte worden gesteld binnen de 8 dagen na de beslissing.

3. Welke documenten moet de syndicus voorleggen?

• Het ondernemingsnummer van de vereniging van mede-eigenaars, een uittreksel uit de akte van aanstelling of benoeming als syndicus met de datum van aanstelling van de syndicus, zijn naam, voornaam, beroep en woonplaats.
• Indien het gaat om een rechtspersoon: zijn rechtsvorm, naam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer als hij is ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen.
• Het uittreksel uit de akte van aanstelling moet ook alle gegevens bevatten die het mogelijk maken om de syndicus te contacteren: de plaats waar het reglement van orde en het register met de beslissingen van de algemene vergadering kunnen worden geraadpleegd.
• Het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid van de syndicus indien het om een natuurlijk persoon gaat.
  Indien het om een rechtspersoon gaat: het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer (of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid) van zijn vertegenwoordiger.
• Eventueel een volmacht indien de VME of de syndicus een gevolmachtigde hebben aangeduid.

4. Wat is de prijs, wie moet die betalen en hoe?

Voor elke aanvraag, wijziging of doorhaling wordt 85,50 euro gevraagd. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het is de vereniging van mede-eigenaars die het bedrag betaalt.

5. Welke documenten moet een vertegenwoordiger van de syndicus meebrengen?

Hij moet dezelfde documenten meebrengen als de syndicus (zie antwoord op vraag 1), maar daarbij voegt hij nog een volmacht toe die hem toelaat in naam en voor rekening van de syndicus op te treden.

6. Wat als er documenten ontbreken?

Als het dossier onvolledig is, brengt het ondernemingsloket de aanvrager hiervan op de hoogte binnen de acht dagen na ontvangst van het dossier. De aanvrager moet het dossier dan vervolledigen.

7. Wat als er een nieuwe syndicus komt?  

De gegevens van de vroegere syndicus moeten dan doorgehaald worden. Dit gebeurt op vraag van de vereniging van mede-eigenaars, haar syndicus of haar gemandateerde. Zij moeten daartoe de nodige bewijsstukken verzamelen (bewijs van ontslag van de syndicus door de algemene vergadering). De vereniging van mede-eigenaars, haar syndicus of haar gemandateerde moet aan het ondernemingsloket melden op welke datum de doorhaling in voege treedt. Die melding gebeurt ten laatste op de werkdag die de inwerkingtreding van de doorhaling voorafgaat.

De vereniging van mede-eigenaars of de nieuw aangestelde syndicus (of zijn gemandateerde) moet de aanvraag (en alle nodige documenten, zie antwoord op vraag 1) indienen bij het ondernemingsloket naar keuze.

De mededeling moet bij het ondernemingsloket worden gedaan ten laatste op de werkdag die de invoegetreding van de doorhaling voorafgaat. Als de beslissing minder dan acht werkdagen vóór het in werking treden van de doorhaling werd genomen, moet die doorhaling binnen de acht dagen aan het ondernemingsloket worden gemeld.

8. Wanneer moet de inschrijving worden gewijzigd? Welke documenten zijn dan nodig? Is er dan een nieuwe kost?

De inschrijving moet gewijzigd worden telkens als het statuut van de syndicus verandert.

Dezelfde termijnen als bij een doorhaling zijn van toepassing.

Elk document dat de wijziging bevestigt, is noodzakelijk. In geval van wijziging of doorhaling moet de kostprijs opnieuw worden betaald. De schrapping van de vroegere syndicus en de inschrijving van de nieuwe syndicus kost 85,50 euro (kostprijs 2017) indien de aanvraag op hetzelfde moment gebeurt. Als het om twee aparte aanvragen gaat op een verschillend moment, moet twee keer 85,50 euro betaald worden.

De hernieuwing van het mandaat van de syndicus wordt niet beschouwd als een wijziging die moet worden meegedeeld aan het ondernemingsloket.

9. Hoe lang wordt het dossier bewaard?

Het ondernemingsloket dat de aanvraag, wijziging of doorhaling heeft behandeld, bewaart het dossier gedurende vijf jaar.

10. Waar kunt u terecht met vragen?

Bij het ondernemingsloket naar keuze.

11. Welke gegevens van de syndicus worden in de Kruispuntbank van ondernemingen opgenomen?

Als het om een natuurlijk persoon gaat: het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Gaat het om een rechtspersoon: het ondernemingsnummer.

Zowel bij natuurlijke als bij rechtspersonen wordt de datum vermeld waarop de opdracht van start gaat.

12. Wat als het ondernemingsloket de inschrijving weigert?

Als het loket de inschrijving weigert, moet het de aanvrager een gemotiveerde weigeringsbeslissing bezorgen. Dat moet gebeuren binnen de acht dagen nadat het loket een volledig dossier heeft ontvangen.

Als fysieke vergaderingen niet mogelijk zijn door de maatregelen gelinkt aan de coronacrisis:

• Kan de algemene vergadering plaatsvinden vanop afstand overeenkomstig artikel 3.87, § 1, eerste lid, Burgerlijk Wetboek.
• Geldt een versoepeling van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming overeenkomstig artikel 3.87, § 11, Burgerlijk Wetboek.

Als fysieke vergaderingen wel mogelijk zijn:

• Kan de algemene vergadering fysiek of vanop afstand plaatsvinden overeenkomstig artikel 3.87, § 1, eerste lid, Burgerlijk Wetboek.
• Geldt tot en met 31 mei 2022 een versoepeling van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming overeenkomstig artikel 3.87, § 11, Burgerlijk Wetboek.

Hoe wordt de syndicus aangesteld? 

De syndicus kan eerst en vooral worden aangesteld in het reglement van mede-eigendom. Is dat niet het geval, kan hij of zij worden aangesteld bij de eerste algemene vergadering van mede-eigenaars. Als er tijdens die eerste algemene vergadering geen syndicus wordt aangesteld, kan elke mede-eigenaar of iedere belanghebbende derde de rechter verzoeken een syndicus aan te stellen (art. 3.89, § 1 BW).  

De syndicus wordt in eerste instantie aangesteld voor een mandaat van maximaal drie jaar. Het mandaat kan onbeperkt hernieuwd worden, maar kan in geen geval stilzwijgend verlengd worden. Voor de hernieuwing is telkens een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering met volstrekte meerderheid nodig (art. 3.89, § 1, vierde lid BW). Bovendien kan de syndicus enkel verbintenissen aangaan voor zover die zijn termijn van maximaal drie jaar niet overstijgen, tenzij de algemene vergadering daarvoor toestemming geeft (art. 3.89, § 1, vijfde lid BW). 

Wanneer eindigt het mandaat van de syndicus? 

Na het verstrijken van de bedongen termijn (maximaal drie jaar) eindigt het mandaat van de syndicus. De persoon kan nadien geen bevoegdheden meer geldig uitoefenen, en dus ook geen algemene vergadering meer bijeenroepen. De syndicus heeft de plicht om voor het einde van het mandaat een (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen. Op die (bijzondere) algemene vergadering kan zijn of haar mandaat worden hernieuwd. De syndicus kan geen aanspraak maken op een vergoeding door het loutere feit dat zijn of haar mandaat niet wordt vernieuwd door de algemene vergadering (art. 3.89, § 1, vierde lid BW). 

Daarnaast kan de algemene vergadering de syndicus op elk moment ontslaan door middel van een (bijzondere) algemene vergadering met een gewone meerderheid. De syndicus zou in dat geval een (eventueel conventioneel bepaalde) schadevergoeding kunnen vorderen indien het ontslagrecht willekeurig wordt uitgeoefend (wat neerkomt op misbruik van ontslagrecht) (art. 3.89, § 7 BW). 

Ten slotte kan de syndicus natuurlijk zelf ontslag indienen. Maar de persoon moet zijn of haar taken verder uitvoeren totdat de algemene vergadering een vervanger heeft voorzien. Ook wanneer de syndicus verhinderd is voor lange duur door ziekte of wanneer de taken niet worden uitgevoerd, kan de rechter een voorlopige syndicus aanduiden op vraag van de mede-eigenaars (art. 3.89, § 8 BW). 

Wat is de bijzondere algemene vergadering? 

De bijzondere algemene vergadering kan door de syndicus of door mede-eigenaars (die ten minste één vijfde van de totale gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen, tenzij in de statuten strengere voorwaarden worden voorzien) bijeengeroepen worden wanneer ze dat in het belang van de VME noodzakelijk en belangrijk vinden (art. 3.87, § 2, tweede lid BW). Die bijzondere algemene vergadering vindt plaats naast de jaarlijkse statutaire vergadering. Het is aan de degene die om de bijzondere vergadering verzoekt, om schriftelijk de dagorderpunten te melden die moeten worden behandeld. Wanneer de syndicus onrechtmatig weigert dat te doen of niet ingaat op de vraag, kunnen de mede-eigenaars aan de rechter vragen de vergadering te bevelen. Net zoals de algemene vergadering, moeten de modaliteiten over de oproeping worden nageleefd. Verder gelden dezelfde regels als wanneer het om een jaarlijkse statutaire vergadering zou gaan. 

Mag een huurder de eigenaar vertegenwoordigen op de algemene vergadering van de mede-eigenaars? 

Ja, een niet-eigenaar kan de eigenaar vertegenwoordigen op de algemene vergadering van mede-eigenaars door middel van een volmacht (art. 3.87, § 7 BW). Bovendien is de syndicus verplicht de datum en plaats van de algemene vergadering mee te delen aan huurders die hun hoofdverblijfplaats hebben in het gebouw. Want de huurder moet de mogelijkheid krijgen om eventuele opmerkingen of vragen over de gemeenschappelijke delen te formuleren. De syndicus mag nooit een volmacht op zich nemen, omdat die neutraal en onpartijdig moet zijn. 

Kan een algemene vergadering van mede-eigenaars op afstand worden georganiseerd? 

Ja, de wet van 20 december 2020 voorziet dat mede-eigenaars 'vanop afstand' kunnen deelnemen aan de algemene vergadering van mede-eigenaars. In artikel 3.87, § 1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek staat dat de mede-eigenaars op fysieke wijze of, als de bijeenroeping daarin voorziet, vanop afstand kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.  

De wet voorziet ook dat de notulen tijdens de algemene vergadering van mede-eigenaars op afstand opgemaakt worden en, na voorlezing ervan, door de voorzitter, de secretaris en alle aanwezigen ondertekend moeten worden. Bij een vergadering vanop afstand kan die ondertekening digitaal gebeuren. 

Kunnen mede-eigenaars beslissingen nemen zonder de algemene vergadering bijeen te roepen?  

In het kader van flexibele besluitvorming en bij kleine mede-eigendommen is een algemene vergadering niet altijd verplicht voor beslissingen waarover de mede-eigenaars het unaniem eens zijn. 

Artikel 3.87, § 11 van het Burgerlijk Wetboek staat mede-eigenaars toe om beslissingen te nemen zonder een algemene vergadering bijeen te roepen, bijvoorbeeld om het mandaat van de syndicus die door het huishoudelijk reglement is aangesteld, te beëindigen. Er zijn echter twee voorwaarden aan gekoppeld: de beslissing moet worden genomen met unanimiteit van stemmen én moet in een schriftelijk document worden gegoten. Alleen de beslissingen die bij authentieke akte moeten worden genomen, vallen niet onder die versoepeling.  

Stel de kwesties die u aan de mede-eigenaars voorlegt nauwkeurig op. En zorg ervoor dat er enkel een positief of negatief antwoord nodig is. Open vragen als “Wat vindt u van ...” vermijdt u best. 

Is de oprichting van een reservekapitaal verplicht in de vergadering van mede-eigenaars (VME)? 

In principe is de oprichting van een reservekapitaal verplicht aan het einde van een periode van vijf jaar na de datum van voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen van het gebouw (art. 3.86, § 3, 1° , lid 4 BW). De jaarlijkse bijdrage aan dat kapitaal mag niet minder bedragen dan vijf procent van de totale gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar. Die verplichting om geleidelijk een reservekapitaal op te bouwen, is bedoeld om de voorspelbaarheid van de toekomstige uitgaven te garanderen en de financiële moeilijkheden van de mede-eigendommen te bestrijden.  

De algemene vergadering kan echter met een meerderheid van vier vijfden van de uitgebrachte stemmen beslissen om dat verplichte reservekapitaal niet op te richten (art. 3.86, § 3, 1° , lid 4 BW). 

In welke gevallen kan de VME als consument worden gekwalificeerd? 

Met de wet van 9 februari 2024 kan de VME onder bepaalde voorwaarden worden gekwalificeerd als een consument en dus genieten van de consumentenbescherming die is voorzien in het consumentenrecht. Die wet is in werking getreden op 31 maart 2024. 

Eerst en vooral moet minstens 75% van de aandelen in de gemeenschappelijke delen toebedeeld zijn aan kavels die geen professionele bestemming kunnen hebben. Om de bestemming te beoordelen, wordt er enerzijds gekeken naar de statuten van mede-eigendom en anderzijds naar de basisakte.   

Is dat het geval, zal de VME-consument een beroep kunnen doen op de onrechtmatige bedingenleer. Dat is een lijst (terug te vinden in artikel VI.83 van het Wetboek van Economisch Recht) die voorwaarden bevat die sowieso als verboden en nietig worden beschouwd in een overeenkomst tussen de VME-consument en een onderneming.   

Aangezien de VME vaak overeenkomsten afsluit, zoals bijvoorbeeld onderhoudscontracten voor het gebouw en bepaalde installaties, biedt die bepaling een belangrijke bescherming aan de VME die als consument wordt gekwalificeerd.  

Voldoet de VME niet aan de voorwaarde om als consument te worden gekwalificeerd en dus meer dan 25% van de aandelen in de gemeenschappelijke delen toebedeeld zijn aan kavels die wel een professionele bestemming kunnen hebben, biedt de wet eveneens een bijkomende bescherming. Namelijk door de lijst van verboden bedingen (terug te vinden in artikel VI.91/5 van het Wetboek van Economisch Recht) voor ondernemingen van toepassing te maken op de VME.  

Tot slot zal de VME-consument die een geschil heeft met een onderneming, vanaf heden de keuze hebben om de zaak voor de ondernemingsrechtbank of voor de rechtbank van eerste aanleg te brengen. Omgekeerd zal de onderneming die een vordering wil instellen tegen de VME-consument voortaan de zaak in principe voor de rechtbank van eerste aanleg moeten brengen. Wordt de VME als een onderneming gekwalificeerd, dan zal de ondernemingsrechtbank exclusief bevoegd blijven voor geschillen met andere ondernemingen.