Vereniging van mede-eigenaars

Elke vereniging van mede-eigenaars is vanaf 1 april 2017 verplicht de gegevens van haar syndicus in te laten schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Het gaat om een inschrijving van zijn functie als syndicus. Deze inschrijving staat los van de verplichting van de syndicus tot inschrijving van zijn onderneming in de KBO.

1. Wie moet zich inschrijven?

Elke syndicus, professioneel of niet-professioneel, fysiek persoon of rechtspersoon moet zich inschrijven. Ook de voorlopige syndicus die aangesteld werd hetzij door de algemene vergadering, hetzij door de rechter moet ingeschreven zijn.

2. Waar en wanneer kunt u zich inschrijven?

• De Vereniging van mede-eigenaars, de syndicus of de gemandateerden moeten de inschrijving vragen bij het ondernemingsloket van hun keuze.
• U moet de aanvraag indienen bij het ondernemingsloket ten laatste op de werkdag voor de dag waarop de opdracht van de syndicus start.  Als er beslist wordt om een syndicus aan te stellen minder dan 8 dagen voor de syndicus van start gaat, dan moet het ondernemingsloket daarvan op de hoogte worden gesteld binnen de 8 dagen na de beslissing.

3. Welke documenten moet de syndicus voorleggen?

• Het ondernemingsnummer van de vereniging van mede-eigenaars, een uittreksel uit de akte van aanstelling of benoeming als syndicus met de datum van aanstelling van de syndicus, zijn naam, voornaam, beroep en woonplaats.
• Indien het gaat om een rechtspersoon: zijn rechtsvorm, naam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer als hij is ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen.
• Het uittreksel uit de akte van aanstelling moet ook alle gegevens bevatten die het mogelijk maken om de syndicus te contacteren: de plaats waar het reglement van orde en het register met de beslissingen van de algemene vergadering kunnen worden geraadpleegd.
• Het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid van de syndicus indien het om een natuurlijk persoon gaat.
  Indien het om een rechtspersoon gaat: het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer (of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid) van zijn vertegenwoordiger.
• Eventueel een volmacht indien de VME of de syndicus een gevolmachtigde hebben aangeduid.

4. Wat is de prijs, wie moet die betalen en hoe?

Voor elke aanvraag, wijziging of doorhaling wordt 85,50 euro gevraagd. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het is de vereniging van mede-eigenaars die het bedrag betaalt.

5. Welke documenten moet een vertegenwoordiger van de syndicus meebrengen?

Hij moet dezelfde documenten meebrengen als de syndicus (zie antwoord op vraag 1), maar daarbij voegt hij nog een volmacht toe die hem toelaat in naam en voor rekening van de syndicus op te treden.

6. Wat als er documenten ontbreken?

Als het dossier onvolledig is, brengt het ondernemingsloket de aanvrager hiervan op de hoogte binnen de acht dagen na ontvangst van het dossier. De aanvrager moet het dossier dan vervolledigen.

7. Wat als er een nieuwe syndicus komt?  

De gegevens van de vroegere syndicus moeten dan doorgehaald worden. Dit gebeurt op vraag van de vereniging van mede-eigenaars, haar syndicus of haar gemandateerde. Zij moeten daartoe de nodige bewijsstukken verzamelen (bewijs van ontslag van de syndicus door de algemene vergadering). De vereniging van mede-eigenaars, haar syndicus of haar gemandateerde moet aan het ondernemingsloket melden op welke datum de doorhaling in voege treedt. Die melding gebeurt ten laatste op de werkdag die de inwerkingtreding van de doorhaling voorafgaat.

De vereniging van mede-eigenaars of de nieuw aangestelde syndicus (of zijn gemandateerde) moet de aanvraag (en alle nodige documenten, zie antwoord op vraag 1) indienen bij het ondernemingsloket naar keuze.

De mededeling moet bij het ondernemingsloket worden gedaan ten laatste op de werkdag die de invoegetreding van de doorhaling voorafgaat. Als de beslissing minder dan acht werkdagen vóór het in werking treden van de doorhaling werd genomen, moet die doorhaling binnen de acht dagen aan het ondernemingsloket worden gemeld.

8. Wanneer moet de inschrijving worden gewijzigd? Welke documenten zijn dan nodig? Is er dan een nieuwe kost?

De inschrijving moet gewijzigd worden telkens als het statuut van de syndicus verandert.

Dezelfde termijnen als bij een doorhaling zijn van toepassing.

Elk document dat de wijziging bevestigt, is noodzakelijk. In geval van wijziging of doorhaling moet de kostprijs opnieuw worden betaald. De schrapping van de vroegere syndicus en de inschrijving van de nieuwe syndicus kost 85,50 euro (kostprijs 2017) indien de aanvraag op hetzelfde moment gebeurt. Als het om twee aparte aanvragen gaat op een verschillend moment, moet twee keer 85,50 euro betaald worden.

De hernieuwing van het mandaat van de syndicus wordt niet beschouwd als een wijziging die moet worden meegedeeld aan het ondernemingsloket.

9. Hoe lang wordt het dossier bewaard?

Het ondernemingsloket dat de aanvraag, wijziging of doorhaling heeft behandeld, bewaart het dossier gedurende vijf jaar.

10. Waar kunt u terecht met vragen?

Bij het ondernemingsloket naar keuze.

11. Welke gegevens van de syndicus worden in de Kruispuntbank van ondernemingen opgenomen?

Als het om een natuurlijk persoon gaat: het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Gaat het om een rechtspersoon: het ondernemingsnummer.

Zowel bij natuurlijke als bij rechtspersonen wordt de datum vermeld waarop de opdracht van start gaat.

12. Wat als het ondernemingsloket de inschrijving weigert?

Als het loket de inschrijving weigert, moet het de aanvrager een gemotiveerde weigeringsbeslissing bezorgen. Dat moet gebeuren binnen de acht dagen nadat het loket een volledig dossier heeft ontvangen.

Als fysieke vergaderingen niet mogelijk zijn door de maatregelen gelinkt aan de coronacrisis:

• Kan de algemene vergadering plaatsvinden vanop afstand overeenkomstig artikel 3.87, § 1, eerste lid, Burgerlijk Wetboek.
• Geldt een versoepeling van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming overeenkomstig artikel 3.87, § 11, Burgerlijk Wetboek.

Als fysieke vergaderingen wel mogelijk zijn:

• Kan de algemene vergadering fysiek of vanop afstand plaatsvinden overeenkomstig artikel 3.87, § 1, eerste lid, Burgerlijk Wetboek.
• Geldt tot en met 31 mei 2022 een versoepeling van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming overeenkomstig artikel 3.87, § 11, Burgerlijk Wetboek.